Clear Consideration(大学職員の教育分析)

大学職員が大学教育、高等教育政策について自身の視点で分析します

他大学の公文書管理事情

high190です。

どこの大学でも担当者を置いているはずですが、私も職場で公文書管理を担当しています。
ただ、公文書管理のことってマイナーすぎるのか、他大学の職員との会合でもほとんど話題に上らないのですよ。
実際にはどの大学でも担当者を置いているはずなので、色々と情報交換できればいいのですが。
他大学ではどんな風に公文書を管理しているんだろう?という疑問から、調べてみたところ、早速参考になりそうなものが見つかりました。


本学では,法人文書の適切な管理を行い,独立行政法人個人情報保護法による開示請求をしようとする方の利便を図るため,法人文書管理簿を作成し,本学で保有している法人文書の名称,作成組織,作成時期などについて公開しています。
全データ又は管理を担当する部局別に掲載しています。

分類分けされていて、文書の保存期間、保存期間満了後の取り扱い履歴まで載っています。ここまでやれば文書管理担当も過去の履歴を探すのが楽でしょうね。
次は学校法人学習院の文書管理方法。


法人事務局、各設置校に届く文書(文書件名のみ)をWEB上で公開しています。
詳細は各部署に問い合わせるにしても、法人全体でどのように文書管理をしているのかは把握可能ですね。

とりあえず、2つの事例をご紹介しましたが、適切な公文書管理のポイントをまとめてみると

    1. 所管部門が明確になっていること
    2. 過去の収受状況が一覧できること
    3. CMSなどを活用することで情報共有が容易にできる体制を整備すること

などでしょうか。せっかくなので、公文書の適切な取り扱いについては継続して調べてみたいと思います。

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