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Clear Consideration(大学職員の教育分析)

大学職員が大学教育、高等教育政策について自身の視点で分析します

新潟大学で公印の不正使用が発覚。事務体制に不備はなかったのか

high190です。
新潟大学の教授が学長印を不正に使用して、合計数十億円の医療装置を購入する契約を複数業者と結んでいた疑いがあるとの報道がありました。
不正はもちろん糾弾されるべきですが、事務的には学長印が使用されるまでの経緯も明らかにすべきではないでしょうか。


新潟大学新潟市西区、下條文武学長)は22日、50代の男性教授が不正に学長印を使い、計数十億円にのぼる医療装置を購入する契約を複数の業者と結んでいた疑いがある、と発表した。医療装置は納入されておらず、大学側は支払いもしていないが、有印公文書偽造などの容疑で教授を刑事告訴する方針だ。
下條学長らが同日、新潟市内で記者会見した。だが詳細を明らかにせず、管理態勢など大学側の責任についても回答を避けた。
下條学長らによると、この教授は医学部の所属ではないが、1年ほど前に業者と契約を結んだ。学長印を使う許可を得るための虚偽の文書を総務課に提出した後、「役員会で契約の締結が了承された」などとする虚偽の文書に学長印を押し、業者に渡した。
学長印を使うためには大学の理事らの決裁書が必要だが、教授が総務課に出した文書は、決裁書とは異なる文書だったという。
また、通常、高額の医療装置を購入する場合は官報に公告して入札にかけるが、教授が周囲に黙って契約を進めていたため、大学として気付けなかったという。2月中旬、教授が告白したことで不正契約が発覚、大学側が調査していた。
今後、業者から損害賠償を請求される恐れもあることから、大学側は、教授を有印公文書偽造と同行使の疑いで刑事告訴する。教授の懲戒処分も検討している。
大学側は「学校はだまされた」としているが、教授の所属や動機、医療装置名、金額、業者名など多くの点について「捜査に影響する」として明らかにしなかった。
下條学長は「大学の信頼を失墜させる行為。二度と起きないよう全力をあげる」と陳謝した。

疑問なのは公印の押印に必要な理事の決裁書がないまま、総務課が学長印の使用を許可していたことです。
通常、公印の使用は文書取扱規程に基づいて行われるため、規程に基づかない形で業務が行われていた可能性があります。
以前は新潟大学の規則集はWebに公開されていたのですが、現在は認証が必要なようですので、一例として、一橋大学文書処理規則の公印についての条文を抜粋します。


(公印の使用)
第46条 公印の使用を必要とするときは、発送しようとする文書(以下「発送文書」という。)に決裁済みの原議書(以下「原議書」という。)を添えて、公印管守担当者に公印の使用を請求するものとする。
2 公印管守担当者は、前項の規定により公印の使用の請求を受けたときは、発送文書と原議書を照合したうえで、自ら押印し、又は公印の使用を請求した者に押印させるものとする。この場合において、公印の使用を請求した者に押印させるときは、公印管守担当者は、その押印に立ち会わなければならない。

(公印の使用の特例)
第47条 特別の事情により、発送文書に原議書を添えることができないときは、その理由を付して公印管守責任者に公印の使用を請求することができる。
2 公印管守責任者は、前項の請求の理由が適正であると認めたときは、公印の使用を承認するものとする。この場合において、公印管守担当者は、別記様式第12号の公印使用簿に必要事項を記入しておかなければならない。
3 公印管守担当者は、前2項の規定により公印を使用させた場合は、原議書の確認等必要な事後措置をすみやかにとるものとする。

このように公印使用にあたっては所定の原義書が必要になります。今回のケースでは、原義書を後日提出するという形で公印使用を先に認めていたが、必要な事後措置が取られていなかったことが問題だったのではないでしょうか。仕事が忙しくなってくると、どうしても必要な手順をショートカットしようという発想が働きますので、こういった事件を未然に防ぐためには規程に基づいた業務の遵守が極めて重要になってきます。業務が適切に実施、執行されているかどうかを第三者的に監査する内部監査部門のようなものが大学にも必要ではないでしょうか。会計監査はどの大学でも実施されていますが、業務監査については、実施の必要性を認識してはいるが実施できていない大学が多いのではないかと思います。

しかしながら、問題が発生することを未然に防ぐことが監査の目的でもありますので、組織のガバナンスを保つためにも内部監査部門は必要だと思います。
内部監査室のWebサイトを持つ大学もいくつかあるので、その中から事例紹介しておきたいと思います。特に五島育英会の内部監査室のWebサイトは分かりやすくていいです。